Pentru ca multe din solicitarile sosite catre noi referitoare la sistemele Call Center disponibile pe etelecom.ro necesita multe explicatii referitoare la capacitatile, performantele precum si a limitarilor acestor echipamente am considerat necesar sa scriem acest articol in care va fi luat in vizor unul dintre aceste sisteme preconfigurate si explicate in amanunt toate specificatiile acestuia.
Ma voi opri aici asupra celui mai mare sistem: Alcatel-Lucent OmniPCX Office - Expert Call preconfigurat pentru a suporta conectarea a 32 de agenti si a unui supervizor.
In primul rand ar fi necesare niste informatii preliminare: acest sistem nu este destinat companiilor de nivel mediu-mare care au ca obiect de activitate oferirea de servicii call center. Pentru acestia solutiile sunt complet customizabile si sunt create de departamentul de solutii etelecom.ro in functie de necesitatile fiecarui client.
Clientul tinta pentru acest sistem il reprezinta o firma de nivel mic-mediu care vrea sa tina serviciile de intampinare profesionala a clientilor “in house” si care de asemenea e foarte interesata ca nivelul serviciilor oferite sa fie la un nivel extrem de ridicat.
“Inima” acestui sistem este in fapt o centrala telefonica OmniPCX Office. Configuratia hardware este relativ simpla in sensul ca inglobeaza procesorul (ce poate fi integrat si gestionat in reteaua locala LAN), doua placi cu 16 porturi digitale (in care vor fi conectate terminalele agentilor) si o placa in care va fi conectat fluxul ISDN E1 (linie externa digitala pusa la dispozitie de un operator de telefonie si care suporta pana la 30 de convorbiri simultane precum si alte servicii auxiliare printre care mentionam alocarea a peste 1000 de numere directe). Pana aici nimic deosebit fata de o centrala telefonica obisnuita. Toate facilitatile uzuale se pot regasi: identificare apelant, mesagerie vocala cu o capacitate totala de stocare (cumulativ pentru toti utilizatorii) de 240 de minute, 4 accese simultane la mesageria vocala (4 utilizatori isi pot consulta simultan mesajele - chestiune legata de resursele hardware ale procesorului ce trebuie sa decomprime mesajele stocate digital pe hard disk), 8 mesaje de intampinare ce pot fi personalizate (reinregistrate), muzica in asteptare ce poate fi inregistrata sau uploadata direct in sistem dintr-un fisier, durata totala fiind de maxim 2 minute, hard disk de 25 Gb pe care se pot stoca intr-un buffer detalii despre ultimele 1000 de convorbiri efectuate (tichete), precum si multe alte facilitati specifice unei centrale telefonice moderne. Totul “impachetat” intr-o carcasa cu baterii incluse, montabila intr-un rack si avand dimensiunea de 2U.
Si de aici incepe “distractia”. Pentru ca un Call Center este de fapt o “structura logica”, o matrice care face legatura intre liniile externe si utilizatorii interni ai centralei, in interiorul careia regasim informatii despre modul de rutare catre agenti.
Pe scurt, ACD-ul (Automatic Call Distribution - sau pe romaneste procedeul de distribuire automata a apelurilor) consta in definirea unei cai de intrare a apelului - respectiv liniile externe, introducerea unor reguli de distribuire catre niste “cozi de asteptare” (in care se ruleaza un mesaj de intampinare, se multumeste pentru apel sau eventual se comunica numarul de ordine in coada de asteptare, etc). Apelul odata iesit din “coada de asteptare” este din nou procesat si in functie de aceste reguli este distribuit unui “grup de agenti” care inglobeaza unul sau mai multi agenti cu diferite “skill-uri” (abilitati si cunostinte) de a raspunde acelui apel.
Postul unui agent/supervizor este constituit dintr-un post telefonic digital si un calculator pe care ruleaza o aplicatie sincronizata cu sistemul telefonic pentru a afisa informatii in timp real catre agent si catre supervizorul sau. Pentru a usura activitatea agentului si pentru a-i da posibilitatea sa isi noteze diverse lucruri se recomanda utilizarea unei casti.
Intr-un grup de agenti pot exista agenti activi, antrenati in convorbire, in pauza, etc. In functie de regulile stabilite de supervizorul grupului (fiecare grup are unul) apelul se poate duce, de exemplu, catre agentul care a avut cea mai mica incarcare (a raspuns la cele mai putine apeluri) desi tot agentii sunt disponibili. Evident ca tot supervizorul este cel responsabil pentru a seta nivelul de pregatire pentru agentii din subordine in functie de criteriile relevante, cum ar fi limbile vorbite, cunostintele tehnice, capacitatea de a finaliza o vanzare, etc, astfel incat sa se maximizeze sansele de a atinge un obiectiv stabilit pentru activitatea acelui grup de agenti.
Licenta de supervizor activeaza functionalitatile de monitorizare/management pentru ca un utilizator al sistemului sa poata gestiona agentii. Utilizand licenta de statistici, supervizorul poate avea o imagine foarte clara asupra activitatii de ansamblu a call centerului. Asftfel se poate sti exact cate apeluri au fost preluate, care a fost nivelul de incarcare a sistemului sau a unui utilizator individual, cate pauze s-au facut, cate tranzactii au fost reusite si cate esuate, etc. Evident ca aceste statistici se pot exporta in diverse formate, se pot face grafice, etc.
Ca o concluzie, recomandam o astfel de solutie companiilor care tin la imaginea lor si investesc in infrastructura proprie pentru a putea oferi servicii de calitate. Solutia a fost implementata cu succes in cateva companii locale, imbunatatind vizibil modul de percepere al clientilor oferind in acelasi timp o metoda eficienta de analiza a interactiunilor dintre angajati si clienti.
Succes!
Call Center, Produse, Tehnologie
ACD, agent, Call Center, casti, centrala telefonica, Contact Center, extensie, monitorizare, post telefonic, statistici, supervizor, telefon digital, trunchi
Telefonul DECT General Electric pus de noi la bataie in perioada 
Avem deosebita placere sa va anuntam ca suntem mandri participanti la cea de-a 8-a editie a competitiei 
Denumirea generica de 
Comentarii recente